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Definition: Was bedeutet Web-to-Print?
Web-to-Print-Systeme sind das letzte fehlende Glied in der digitalen Produktionskette der Druckvorstufe. Ziele sind die Integration aller Beteiligten, Automatisierung und die Vereinfachung der Prozesse. Zentrale Datenhaltung und Produktion bringen Transparenz, sichern die Qualität und sparen Zeit. In umfassende Web-to-Print-Konzepte können integriert werden:
- Remote-Proof
- PDF-basierte Korrekturabläufe
- Online-Preflight
- jobticketgesteuerte Uploadportale
Jedoch erschwert die Bandbreite der Anwendungsschwerpunkte und die Funktionsvielfalt der Web-to-Print-Systeme die Orientierung bei der Auswahl eines Konzepts. Unsere Übersicht bringt Licht ins Dunkel und stellt dabei zahlreiche interessante Systeme vor.
Die beste Web-to-Print-Lösung finden
Durchdachte Überprüfungs- und Freigabeprozesse zeichnen eine gute Web-to-Print-Lösung aus. Wichtig sind auch Shopfunktionen, die den Kunden entlasten. In der Bearbeitung von Dokumentinhalten über das Internet unterscheiden sich die Lösungen gravierend. Ist eine Vorauswahl getroffen, sollten die Anforderungen der einzelnen Bereiche detailliert zusammengestellt werden. Bei der Entscheidung helfen Praxistests und ein objektives, zahlenbasiertes Bewertungsverfahren von Auswahlkriterien und Lösungen.
Einsatzgebiet: Web-to-Print ist B2B- und B2C-relevant
B2B-Anwendung
B2B ist die gängige Abkürzung für “Business-to-Business” und beschreibt Geschäftsmodelle, die die Kommunikation und den Handel zwischen Unternehmen oder Organisationen umfassen. Ein Beispiel für einen B2B-Shop ist eine Web-to-Print-Anwendung, die für Verlage Bücher auf Abruf anbietet (etwa www.druckmeister-kurz.de).
Doch wie erkennt man erfolgversprechende B2B-Projekte? Und wie kann man die Vorteile dem Kunden gegenüber erfolgreich vermarkten? Informationen dazu liefert unser E-Dossier “Web-to-Print: Wirtschaftlich sinnvoller Einsatz im B2B-Bereich”.
Des Weiteren ist der Artikel eine Richtschnur für den Vertrieb und die Kundenberatung von Druck- und Mediendienstleistern, wenn es um den beispielhaften Ablauf einer Geschäftskundenakquise geht.
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B2C-Anwendung
Die Partner einer B2C-Beziehung (“Business-to-Consumer”) hingegen sind auf der einen Seite Geschäftsleute und auf der anderen Seite Endverbraucher (engl. consumer). Typische Web-to-Print-Anwendungen im B2C-Bereich sind Shops, die Fotokalender anbieten (z. B. www.printeria.de). In vielen Shops sind die Zielgruppen jedoch nicht so klar getrennt; angesprochen werden häufig sowohl Geschäftskunden als auch Endverbraucher.
Immer wichtig: Die Benutzeroberfläche
Entscheidend für die Akzeptanz und den Erfolg eines Web-to-Print-Systems ist eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche, deren Aussehen und Optionen die Anforderungen der Zielgruppe erfüllen. Die verwendete Technologie spielt dann eine untergeordnete Rolle. In manchen Unternehmen sind allerdings nur solche Front-End-Systeme zugelassen, die ein geringes Sicherheitsrisiko darstellen. Dazu gehören jene auf Server-Basis, die etwa mit PHP, Perl, Java oder ASP.NET programmiert wurden. Clientbasierte Systeme hingegen benötigen lokale Anwendungen oder Funktionen wie den Flash Player, Java Runtime oder Java-Script. Bei diesen ist die Gefahr externer Angriffe erhöht. Die Dateien für den Druck sind, der Herkunft des Publishing-Systems entsprechend, Indesign-, Quark Xpress- oder Pageflex-Dokumente.
Welche Möglichkeiten bietet Web-to-Print?
Web-to-Print-Templates erstellen
Der Ablauf bei der Erstellung der Web-to-Print-Templates (engl. template = Vorlage) ist für Benutzer und Systembetreiber gleichermaßen wichtig. Für die Benutzer ist das Verhalten von Text- und Bild-Objekten von Bedeutung. Probleme ergeben sich in der Praxis, wenn Texte nicht in einen Textrahmen passen oder Bilder zu groß oder zu klein für die definierten Bildrahmen sind.
Für die Druckerei oder den Mediendienstleister spielt es eine Rolle, mit welchem Aufwand die Templates erstellt und ins System eingebaut werden können. Auch die Frage, welche Datenformate in Frage kommen, kann wichtig sein.
Upload von Druckdateien
Konzepte mit Dateiupload ermöglichen das Hochladen und Senden druckfertiger Dateien an einen Empfänger. Zusatzfunktionen wie Jobticket (Auftragsbeschreibung, Anzeigenbuchung) oder Preflight (Datenprüfung) sind üblich. Bei der Dokument-Bearbeitung werden Werbematerialien, Marketingdokumente oder Geschäftsdrucksachen auf der Basis von zentral gespeicherten Vorlagen individualisiert und bearbeitet.
Marketing-Funktionen
Beispiele für spezielle Möglichkeiten, die das Marketing unterstützen, sind Produktdaten-Management, Corporate-Design-Verwaltung, Marketingplaner für Aktivitäten und Budget, Projektsteuerung, Customer-Relationship-Management, ein Dienstleister-Pool oder Marktforschung.
Übersetzungsmanagement
Systeme mit speziellen Funktionen für Übersetzungen werden unternehmensintern eingesetzt, zur zentralen Übersetzung von europäischen oder internationalen Werbematerialien und Marketingdokumenten. Übersetzungs-Tools sind entweder integriert oder können per Schnittstelle angebunden werden.
Cross-Media-Management
Cross-Media-Management bedeutet, dass Dokumente aus einem zentralen Datenbestand für verschiedene Ausgabemedien medienspezifisch gestaltet und automatisiert ausgegeben werden können (z. B. für Print, Web, mobile Endgeräte).
Königsdisziplin: Dokumentbearbeitung im Browser
Eine schwierige Disziplin von Web-to-Print ist ohne Frage die Dokumentbearbeitung durch den Kunden. Denn der Erfolg eines Web-to-Print-Systems steht und fällt mit der Akzeptanz durch die Benutzer. In der Vergangenheit waren es eher veraltete Browserversionen oder mangelnde Rechnerausstattungen, an denen Web-to-Print-Projekte scheiterten. Heute zeigen uns viele Erfahrungsberichte, dass die Bedienerfreundlichkeit das entscheidende Kriterium ist. Ein besonders heikler Bereich ist dabei die Individualisierung von Vorlagen, die Dokumentbearbeitung, im Web-to-Print-System. Die Konzepte hierfür lassen sich in die Kategorien formularbasiert und interaktiv (dokumentbasiert) unterteilen.
Formularbasierte Dokumentbearbeitung
Basis für die formularbasierte Dokumentbearbeitung sind in der Regel PDF-, Indesign-, Quark-Xpress- oder Pageflex-Dokumente. Die veränderbaren Elemente einer Vorlage werden vom Benutzer in separate Felder – wie bei einem Formular – eingegeben oder durch Bildimport definiert. Diese Vorgehensweise erlaubt eine sehr einfache und klare Benutzerführung.
Interaktive Dokumentbearbeitung
Sind komplexere Bearbeitungsfunktionen oder die Unterstützung von mehrsprachigen Projekten inklusive der sprachspezifischen Silbentrennung gewünscht, kann die dokumentbasierte Bearbeitung die bessere Wahl sein. Die meisten Lösungen dieser Art basieren auf dem Indesign-Server. Ein typischer Ablauf ist, dass bei Änderungen durch den Benutzer das Dokument zum Publishing-Server gesendet, dort aktualisiert und zurück zum Front-End transferiert wird. In der Regel werden ausgewählte Möglichkeiten für die Bearbeitung des Layouts bereitgestellt, die nicht dem vollen Funktionsumfang des jeweiligen Publishing-Programmes entsprechen, um die Benutzer nicht zu überfordern. Methoden, bei denen die spätere Druckansicht automatisch aktualisiert wird und sofort sichtbar ist, zählen zu den WYSIWYG-Editoren.
Web-to-Print-Konzepte für Prüfung und Freigabe
In Web-to-Print-Lösungen integriert sind verschiedene Konzepte für die Prüfung von Dateien und die Freigabe von Druckdokumenten. Wie die Abläufe funktionieren und welchen Nutzen sie haben, klären die folgenden Abschnitte über automatische Prüfung (auch Preflight), Vorschau via Softproof und ein- oder mehrstufige Freigabeprozesse.
Automatische Prüfung der Dokumente (Preflight)
Die automatische Prüfung der Dateien, auch Preflight genannt, erfolgt in der Regel im Webserver anhand festgelegter Kriterien und der Benutzer erhält einen Preflight-Report als Rückmeldung. Eine sinnvolle Ergänzung ist der Preflight bei Konzepten, die den Upload fertiger Druckdokumente durch den Benutzer ermöglichen. Werden hingegen in vorbereiteten Vorlagen einzelne Texte und Bilder aus einer Mediendatenbank vom Benutzer integriert, kann auf einen Preflight auf Benutzerebene eher verzichtet werden. Dürfen die User jedoch eigene Bilddaten in die Templates integrieren, etwa Logos, führt dies in der Praxis zu Problemen, da diese Bilder häufig nicht mit der erforderlichen Auflösung oder im falschen Datenformat gespeichert sind. Eine angeschlossene Preflight-Funktion kann den Benutzer darauf hinweisen.
Vorschau (Softproof)
In einem Web-to-Print-System für Standarddrucksachen müssen oft nur wenige Änderungen in einer Vorlage gemacht werden. Das verleitet dazu, die Dokumente ohne genauere Prüfung für gut zu befinden. Wichtig ist deshalb die Vorschaufunktion, die ein Softproof erstellt. Notwendig ist ein Softproof auch dann, wenn die Webeditoren das spätere Druckergebnis nicht exakt wiedergeben können.
Freigabeprozesse
Freigabeprozesse sind bei Unternehmenslösungen besonders wichtig und sorgen dafür, dass kein Benutzer Aufträge erteilen kann ohne Kontrollmechanismen einzuhalten. Die Freigaben können ein- oder mehrstufig sein; und die Personen, die Druckdokumente freigeben sollen, erhalten in der Regel eine Aufforderung per E-Mail. Gegebenenfalls sind Warnhinweise bei Terminüberschreitungen möglich. Komplexe Freigabemechanismen erlauben die Einrichtung unterschiedlicher Abläufe bezogen auf Benutzergruppen, Projekte, Vorlagen und Dokumente. Ob ein Benutzer eine Freigabe benötigt oder ob jemand zur Freigabe berechtigt ist, wird über die ihm zugewiesene Rolle und die damit verbundenen Rechte gesteuert. Bei umfangreicheren Abstimmungsprozessen, bei denen mehrere Versionen zu einem Dokument erstellt wurden, kann der Überblick zu diesen verschiedenen Versionsständen hilfreich sein. Das Zurückkehren zu einer früheren Version oder Teilen davon ist dadurch möglich.
Web-to-Print-Shops
Die Funktion eines Shops ist in fast alle Web-to-Print-Lösungen integriert; die unterschiedlichen Anwendungen können sich jedoch in ihrer Zugänglichkeit unterscheiden. Je nach Zielgruppe macht es auch Sinn, diese zu beschränken. Dementsprechend unterscheidet man zwischen Closed Shops (geschlossene Webportale), Open Shops und E-Shops mit allen Möglichkeiten des E-Commerce. Diese drei Formen werden im Folgenden vorgestellt.
Closed Shops
Zielgruppen für Closed Shops sind Industrieunternehmen, Gewerbe, Organisationen oder öffentliche Einrichtungen. Closed Shops sind geschlossene Webportale, zu denen nur definierte Benutzergruppen per Log-in Zugang haben. In mandantenfähigen Closed Shops können Agenturen und andere Mediendienstleister Bereiche für unterschiedliche Kunden anlegen, die mit individuellen CD-konformen Benutzeroberflächen gestaltet werden.
Open Shops
Ein offenes Webportal, ein Open Shop, dagegen ist konzipiert für den Verkauf von Drucksachen und anderen Produkten für eine offene Benutzergruppe im B2B- und B2C-Bereich. Benutzer registrieren sich entweder oder bestellen durch die einmalige Angabe ihrer Bestelldaten.
E-Shops
Die umfangreichsten Shopfunktionen beinhalten E-Shops, die innerhalb der offenen Shopsysteme Bestellungen abwickeln. Diese halten alle Möglichkeiten des E-Commerce bereit, dazu gehören selbstverständlich ein Warenkorb und die Auswahl verschiedener Zahlungsarten. Nützliche Zusatzoptionen sind:
- Zugriff auf die Aktivitäten des Nutzers, z. B. in Form einer Auftragsübersicht
- Instrumente zur Kundenbindung, z. B. Gutscheincodes oder Newsletter
Shops, die innerhalb eines Unternehmens nur einen genau definierten Bestellablauf abbilden müssen, kommen mit weniger Funktionen aus.
Web-to-Print mieten oder kaufen?
Druckereien können Web-to-Print-Systeme mieten oder kaufen. Welches Modell zu einem Unternehmen passt, hängt von den Ansprüchen des Betriebs ab, aber auch von internen Bedingungen wie den Sicherheitsbestimmungen. Beim Erwerb einer Kauflizenz installiert der Käufer das System im eigenen Haus oder bei einem externen Provider. Mieten kann man ein Web-to-Print-System im Rahmen eines so genannten ASP-Modells (Application Service Provider).
Bei ASP-Modellen üblich sind eine Einrichtungsgebühr, monatliche Mietgebühren und Transaktionsgebühren, zum Beispiel auf der Basis druckfertiger PDF-Dateien. Der Betrieb erfolgt meist auf dem Server des Anbieters. Das Angebot an ASP-Lösungen nimmt zu; Vorteile sind die transparenten Kosten und das relativ geringe finanzielle Risiko. Manche Unternehmen möchten aus Sicherheitsgründen kein webbasiertes Konzept in die eigene IT einbinden.
7 Tipps für die erfolgreiche Inbetriebnahme eines Web-to-Print-Systems
Im Folgenden werden einige Dinge genannt, die sich in der Praxis als relevant erwiesen haben. Mit den folgenden sieben Tipps im Blick, hat man gute Chancen, sein Web-to-Print-System erfolgreich in Betrieb zu nehmen.
Tipp Nr. 1: Auf die Seriosität des Anbieters achten
Wichtige Kriterien für die Auswahl des richtigen Partners sind:
- geschäftlicher Hintergrund des Anbieters
- Anzahl seiner Kunden
- Zeitpunkt der Erstinstallation des Systems
- eine effiziente Hotline
Tipp Nr. 2: Skalieren
In der Regel wird ein System schrittweise aufgebaut. Der spätere Ausbau hinsichtlich der Rechenleistung und Anzahl Benutzer sollte problemlos möglich sein.
Tipp Nr. 3: Vorsicht bei individuellen Anpassungen
Web-to-Print-Systeme müssen häufig individuell angepasst werden. Eine wichtige Frage ist, ob diese Anpassungen bei System-Updates übernommen werden können oder ob dadurch zeitliche Verzögerungen und Zusatzkosten entstehen.
Tipp Nr. 4: Systemkonzept klug anlegen
Je nach Einsatzgebiet kann die Zahl der Produkte in einem Web-to-Print-System stark anwachsen. Parameter, die von allen oder vielen Produkten gleichzeitig genutzt werden, sollten einmalig zentral und damit relativ schnell geändert werden können. Dazu können gehören:
- Preflight-Profile
- Papiersorten
- Auflagenhöhen
Tipp Nr. 5: Auf Benutzerfreundlichkeit achten
Viele Betreiber von Web-to-Print-Systemen mussten bereits die Erfahrung machen, dass ihr System trotz modernster Technologie nicht in dem gewünschten Umfang genutzt wurde. Die Gründe:
- zu komplexe Gestaltung der Druckvorlagen
- überforderte Nutzer durch zu schwierige Bearbeitung der Druckvorlagen
- fehlende Zwischenspeicherung der Dokumente
- keine Warnhinweise bei Übersatz
- fehlende Seiten oder zu geringe Bildauflösungen
Es lohnt sich also, bei der Wahl der Web-to-Print-Lösung darauf zu achten, dass sie einigermaßen komfortabel zu bedienen ist.
Tipp Nr. 6: Schulungen einplanen
Der Aufwand für die Systemadministration und Vorbereitung der Druckvorlagen kann sehr stark variieren. Manche Systeme sind so vielschichtig, dass eine zwei- bis dreitägige Schulung erforderlich ist und Programmiersprachen erlernt werden müssen.
Tipp Nr. 7: Schritt für Schritt vorgehen
Beim Systemaufbau sollte man sich nicht zu viel zumuten und zu schnell vorgehen. Ein Beispiel: Möchte eine Druckerei oder Agentur Web-to-Print für ihre Kunden anbieten und verfügt das Unternehmen (noch) über keinen eigenen Webserver, sollte das System zunächst bei einem externen Provider gehostet werden.
Artikel unter Verwendung von Beiträgen von Ira Melaschuk, Unternehmensberatung Melaschuk-Medien.
Erstmals erschienen 2009, letzte Aktualisierung 05.12.2018.