Eine der führenden Papiereinkaufsgemeinschaften für mittlere und große Druckereien in Deutschland und Österreich ist Papier Plus aus München. Für ihre Mitgliedsbetriebe erreicht die Gemeinschaft nicht nur bessere Konditionen, sondern hebt derzeit die Digitalisierung im Einkauf auf ein neues Level. print.de sprach mit Michael Lauf, dem Gründer und Geschäftsführer von Papier Plus, über die Besonderheiten dieser Kooperation.
Einkaufsgemeinschaften in fragmentierten Märkten wie der Druckbranche haben zunächst mal ein ganz einfaches Ziel: Sie sollen für ihre Mitglieder durch die Bündelung von Einkaufsvolumina signifikante Preisvorteile erzielen. Um dies bestmöglich umzusetzen, verfolgt Papier Plus einen eigenen Ansatz: Die Papiereinkaufsgemeinschaft nimmt nur mittlere und größere Bogenoffsetdruckereien auf.
Vor sechs Jahren war Michael Lauf, der sich in den vergangenen zwei Jahrzehnten mit seiner Unternehmensberatung Lauf & Partner sowie mit moderierten Unternehmergesprächen in der Branche einen Namen gemacht hat, von einigen Druckunternehmern angesprochen worden: Sie waren unzufrieden damit, dass ihre bestehende Einkaufsgemeinschaft aufgrund einer heterogenen Mitgliederstruktur mit zahlreichen kleinen und wenigen großen Firmen nicht die Konditionen aushandeln konnte, die sich diese größeren Betriebe erhofften. Ein Mitgliedermix mit vorwiegend kleinen Mitgliedern führt naturgemäß eher zu gemischten Preisen und Risikozuschlägen. Dauerhafte Best-Preise für die größeren Druckereien sind in solchen Konstellationen schwerlich durchsetzbar. „Diese größeren Unternehmen haben mich gefragt, ob ich mir vorstellen könnte, eine neue Einkaufsgemeinschaft zu gründen,“ erzählt Lauf. Nach intensiven Gesprächen kam es 2016 zur Gründung von Papier Plus. Inzwischen zählt die Vereinigung fast 50 Mitgliedsbetriebe.
1.000 Tonnen Papier Eigenbedarf pro Jahr
Papier Plus funktioniert nach ganz speziellen Spielregeln. „Wir nehmen nur Mitglieder auf, die mindestens 1.000 Tonnen Papier Eigenbedarf pro Jahr haben. Derzeit gibt es in Deutschland rund 6000 Druckereien am Markt. Davon benötigen cirka 350 Betriebe jährlich 1.000 Tonnen oder mehr,“ schätzt Michael Lauf.
„Eine zweite Spielregel haben wir uns von Profiseglern abgeschaut. Wenn eine Crew zusammengestellt wird, brauchst Du Leute, die sehr gut harmonieren. Der Skipper sucht sich zunächst seinen Bootsmann aus, und die beiden suchen sich den Nächsten aus und so weiter. Beim 27. Crewmitglied müssen alle 26 einer Aufnahme zustimmen. Das ist zwar kompliziert, erhöht aber die Chance, dass die Gemeinschaft sehr gut funktioniert. Und genauso sind wir aufgebaut,“ erklärt Michael Lauf. Es kommen nur neue Mitglieder dazu, wenn alle „ja“ sagen. Neumitglieder dürfen deshalb nicht in einem harten Wettbewerb mit einer extremen Überlappung bei den Top-Kunden stehen, wenngleich ein gewisser Wettbewerb natürlich nie auszuschließen ist.
Die Fokussierung auf größere Bogenoffsetdruckereien hat neben der Homogenität der Interessen der Mitglieder einen weiteren entscheidenden Vorteil: Die Gesamttonnage der Einkaufsgemeinschaft sorgt dafür, dass Papier Plus für den Papiergroßhandel zu einem der Top-10-Kunden in Deutschland geworden ist. Dadurch bringt die Einkaufsgemeinschaft eine nicht geringe Marktmacht mit. 80 Prozent der Papier-Plus-Druckereien haben zwischen 1.000 und 2.000 Tonnen Papier Eigenbedarf pro Jahr, bei den restlichen 20 Prozent liegt das jährliche Volumen im Bereich von etwa 2.000 bis 3.000 Tonnen.
Neue Mitglieder willkommen
Obwohl Papier Plus erst knapp sechs Jahre am Markt ist, ist die Einkaufsgemeinschaft beträchtlich gewachsen. Aktuell liegt man bei 48 Mitgliedern. „Wir werden bald die 50er-Zahl überschreiten,“ ist sich Michael Lauf sicher. „Schließlich haben wir ein klares Ziel vor Augen: Wir wollen als Einkaufsgemeinschaft so groß werden, wie es beispielsweise Flyeralarm ist“. Im vergangenen Jahr verzeichnete Papier Plus ein Einkaufsvolumen von rund 50.000 Tonnen Papier. „Wir möchten so lange wachsen, bis wir rund 80.000 Tonnen Einkaufsvolumen haben. In 2022 werden wir die 60.000 Tonnen knacken. Dieses Wachstum ist kein Selbstzweck, sondern wichtig, damit wir Waffengleichheit mit den größten Druckereien in Deutschland haben. Papier Plus soll ein Gegengewicht sein zu den größten Einzeldruckereien in Deutschland, damit wir für unsere Mitglieder ebenfalls die Top-Konditionen eines Großabnehmers erzielen können,“ so Lauf. Papier Plus sucht deshalb weitere Mitgliedsunternehmen, die entsprechende Volumina mitbringen und Zukunftspotenzial besitzen.
Besonders stark ist Papier Plus aktuell in Nordrhein-Westfalen und Bayern. „De facto haben wir in diesen Bundesländern fast einen Aufnahmestopp.“ Doch für Druckereien aus anderen Regionen besteht noch die Möglichkeit, Papier Plus beizutreten. Vor allem in Niedersachsen, Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz oder dem Saarland sieht die Einkaufsgemeinschaft noch Möglichkeiten für neue Mitglieder.
„Dadurch, dass wir eine relativ homogene Gruppe mit mittleren und größeren Druckereien sind, haben wir den Luxus, dass wir nicht auf Sonderthemen Rücksicht nehmen müssen. Kleinmengen werden nicht verhandelt. Bei Papier Plus haben wir den Anspruch, dass wir rund 85 Prozent des Papierbedarfs einer größeren Bogenoffsetdruckerei abdecken können.“ Stolz ist Michael Lauf darauf, „dass Papier Plus die einzige der größeren Einkaufsgemeinschaft in Deutschland ist, die fünf Lieferanten vorweisen kann: Berberich, Inapa, Antalis, Igepa und der Umschlägelieferant Schnaudt. Wir sind die einzige Einkaufsgemeinschaft, die die Igepa als Lieferantin an Bord hat.“
Jede Rechnung wird geprüft
Mit allen fünf Lieferanten verhandelt Papier Plus die Einkaufskonditionen. Normalerweise werden die Preisstaffeln jeweils für das nächste Quartal festgelegt. In Zeiten von Papierknappheit und kurzfristig steigender Papierpreise war freilich auch Papier Plus nicht davor gefeit, seine Preislisten in kürzeren Abständen anpassen zu müssen. Aber der partnerschaftliche Ansatz auch gegenüber den Lieferanten hat den Papier-Plus-Mitgliedern enorm geholfen. „Die Zeiten, wo Sie Lieferanten auf die Strafbank setzen können, sind sowieso vorbei,“ ist Lauf überzeugt. Was die Papierversorgungsproblematik generell betrifft, meint er: „Meine Hoffnung ist, dass wir hier bald wieder in einen normalen Turnus kommen werden.“
Die Papierrechnungen der Mitglieder gehen alle zentral bei Papier Plus ein und werden dort kontrolliert. Das sind rund 6.000 Rechnungen pro Monat. Die Druckereien profitieren von der Rechnungskontrolle, „denn fast jede zehnte Rechnung weist Fehler auf.“ In diesen Fällen veranlasst Papier Plus die Erstellung einer neuen Rechnung. Die korrekten Rechnungen werden dann an die jeweilige Druckerei weitergeleitet. Der dahinterliegende Workflow ist stark digitalisiert und standardisiert.
Digitale Plattform sorgt für hohe Transparenz
Sowohl für die Druckereien, aber auch für die Papierlieferanten, muss der Papiereinkauf noch deutlich einfacher werden. Papier Plus sieht sich deshalb als Vorreiter bei der Digitalisierung und Standardisierung des Papiereinkaufs. Aus diesem Grund hat die Einkaufsgemeinschaft in den vergangenen Monaten mit viel Aufwand eine digitale Plattform entwickelt, auf der die Mitglieder nicht nur eine hohe Markttransparenz bekommen, sondern mit wenigen Klicks die exakten Angebote der verschiedenen Lieferanten inklusive der aktuellen Preise erhalten und das Papier bestellen können. Den Sachbearbeitern in den Druckereien nimmt das eine Menge Arbeit ab.
Das neue Portal ist für verschiedene Suchanfragen geeignet. „Wer zum Beispiel ein ganz bestimmtes Papier von Berberich möchte, gibt die Sorte, die Grammatur sowie die Menge ein, und schon verbindet sich unsere Plattform mit dem Server von Berberich,“ so Lauf. Bei dem spezifischen Produkt gibt es auch gleich die Angaben zu etwaigen Umweltzertifikaten und allen wichtigen technischen Fakten wie Opazität oder Volumenfaktor. Und der Kunde erhält sofort den Endpreis. Je nach Papiergroßhändler ist auch eine Prüfung der Verfügbarkeiten möglich.
Das Portal sorgt für eine hohe Markttransparenz. So werden etwaige identische Papiere, die aber unter anderen Namen gehandelt werden, ebenfalls angezeigt. Auch die Information, ob dasselbe Papier bei einem anderen Lieferanten günstiger erhältlich ist, ist vorhanden.
Alternativ gibt es auch eine Art Google-Suche. Michael Lauf: „Hier gibt der Einkäufer das gewünschte Format und die gewünschte Grammatur ein, und dann wird die ganze Datenbank durchgescannt und angezeigt, welche Papiere es gibt und welches gerade die günstigsten Anbieter sind. Wenn ich dann das Format oder die Grammatur nochmals ändere, wird mir unter Umständen ein anderer Anbieter genannt. Für den Einkäufer ist das alles sehr komfortabel. Aber auch die Reaktionen aus dem Papiergroßhandel zeigen uns, dass hier ebenfalls die Vorteile gesehen werden. Wir sind für den Großhandel nicht zuletzt deshalb attraktiv, weil wir eine automatisierte und standardisierte Bestellplattform anbieten. Für den Papiergroßhandel bedeuten standardisierte Prozesse ebenfalls eine deutliche Reduktion des Verwaltungsaufwands. Die umständliche Bearbeitung von E-Mails oder zeitaufwändige Telefonate gehören somit der Vergangenheit an.
Michael Lauf: „Unterm Strich können wir unseren Mitgliedern ein Portal anbieten, das den Papiereinkauf extrem vereinfacht und für eine höchstmögliche Transparenz sorgt. Wir glauben, dass das die Richtung ist, in die sich der Einkauf entwickeln muss. Meines Wissens gibt es derzeit kein weiteres Bestellportal in der Branche, welches über dermaßen viele Funktionalitäten verfügt. Die Transparenz und Standardisierung unserer Einkaufsplattform gehört zum Markenkern von Papier Plus.“
Weitere Informationen wie etwa zum genauen Einsparpotenzial oder wie Sie die Einkaufsgemeinschaft sechs Monate unverbindlich testen können, erhalten Sie auf dem Portal von Papier Plus.
