Das sind die fünf wichtigsten Kollaborations-Verhinderer

Für Marketingabteilungen ist es ein bekanntes Problem: Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Partnern ist mühsam. Im Durcheinander von Systemen, Dateiformaten und Versionen den Überblick zu behalten, ist ein Zeitfresser allerersten Ranges. Dieselben leidigen Erfahrungen wie die Marketingabteilungen machen dann auch die Agenturen – sie sind in einer spiegelbildlichen Situation. Dabei müssen sie alle möglichen Mediendateien nicht nur mit ihren Kunden, den Marketingabteilungen, koordinieren – sie arbeiten meist selbst mit externen Spezialisten und Freelancern zusammen. Auch da gehen wieder alle möglichen Arbeitsergebnisse und Zwischenstände hin und her. Fest steht: Effizient ist anders. Ein nicht zu unterschätzendes Problem fürs Database Publishing.

In Zusammenarbeit mit dem DAM-Spezialisten Peak-14 GmbH aus Darmstadt hat die Onlineplattform »print.de« die fünf nervigsten Zeitfresser in diesen kollaborativen Prozessen identifiziert. Und schnell wird klar: Auch jeder zweite Medien- und Druckdienstleister dürfte sich und seine »pain points« an der einen oder anderen Stelle wiederkennen …

Nervfaktor 1:  das bekannte Programm-Wirrwarr

Oft beginnen die Probleme schon beim Betriebssystem: Die Grafik-Profis in der Agentur arbeiten selbstverständlich mit Apple, die Marketingabteilung – wie das ganze Unternehmen auch – mit Windows. Bei jedem Versuch der Konvertierung entstehen dann interessante neue Fehler in der Datei, immer wieder gerne auch mit Umlauten und Sonderzeichen. Manche Mediendatei existiert aus Perspektive des Kunden nur in ausgedruckter Form – weil im ganzen Unternehmen niemand das Photoshop-Dokument oder die Indesign-Datei öffnen kann –, und dass beide Seiten in Freigabeprozessen exakt über dasselbe reden, bleibt die Ausnahme. Den »Zoo« der Dateiformate aber zu organisieren und zu jedem Käfig automatisch einen Schlüssel zu liefern – das ginge beispielsweise mit einem zentralen Digital Asset Management (DAM).

Nervfaktor 2:  das Dubletten-Chaos

»Wenn der Kunde ein PSD-Foto nicht öffnen kann, schicken wir ihm eben ein JPG.« Und statt der Indesign-Datei gibt’s ein PDF. »Welche Version war jetzt die letzte?« fragt sich die Marketingabteilung. So kommt es zur wundersamen Vermehrung der Mediendateien. Da gibt es eine (Original-)Version bei der Grafikagentur, eine JPG-Kopie im Posteingang des Kunden, ein weiteres JPG auf dem Server. Nach den Änderungswünschen, die der Kunde natürlich per E-Mail an die Agentur übermittelt, entsteht dort eine neue Version der Original-PSD-Datei, und die tritt ihren Weg wieder als JPG und per E-Mail an den Kunden an, der die Datei wieder auf dem Server speichert – nur diesmal vielleicht an einem anderen Ort, als der Kollege es in der ersten Runde getan hat.
Das unvermeidbare Resultat: das reine Dubletten-Chaos. Manchmal hat man den Eindruck, die Zahl der Mediendateien, die konvertiert, hin- und hergeschickt, hier abgelegt, da abgelegt werden, ist schon höher als die Auflage des Werbeflyers, der daraus entstehen soll. Der Vorteil eines zentralen DAM-Systems wäre: Hier sind alle Versionierungen übersichtlich an derselben Stelle nachvollziehbar, ohne das sattsam bekannte E-Mail-Hin-und-her.

Nervfaktor 3:  die Abstimmung-Anarchie

Passend zum Dubletten-Chaos existiert in vielen Marketingabteilungen und Agenturen auch eine gewisse Abstimmungs-Anarchie. Anders gesagt: Welche Mediendatei nun wie, wann, von wem, mit welcher Autorisierung freigegeben wurde, ist nicht wirklich nachvollziehbar. Entsprechend werden auch ältere Varianten eines Fotos gern genutzt – einfach weil Marketer oder Grafiker froh sind, es überhaupt auf irgendeinem Serververzeichnis (oder in irgendeinem Posteingang) gefunden zu haben. Ob dieses Foto nun für den Einsatzzweck schon farbkorrigiert ist oder wie es mit dem Copyright aussieht – die JPG-Datei gibt darüber oft keine Auskunft mehr.
In einem DAM-System wäre dagegen stets nachvollziehbar, wie weit die Bearbeitung eines Medien-Assets fortgeschritten ist, ob es final abgesegnet wurde, für welche Einsatzkontexte es sich eignet und wie die aktuelle Urheberrechtslage aussieht.

Nervfaktor 4:  rein manuelle Workflows

Der vierte Nervfaktor entsteht, wenn alle Abstimmungsprozesse manuell angestoßen werden müssen – im Zweifel wieder dadurch, dass man die neue Dateivariante per E-Mail in die Welt schickt. Durch ein gutes DAM-System wird das Leben sehr viel einfacher: Denn hier lassen sich Workflows hinterlegen, bei denen statt zeitaufwändiger Handarbeit mit vielen Fehlermöglichkeiten der Server automatisch Aufgaben erledigt. Freigabeberechtigte bekommen dann sofort eine Nachricht, wenn die neue Version der Bilddatei, der Anzeige oder der Powerpoint-Präsentation so weit ist. Änderungswünsche und Kommentare kann der Freigabeberechtigte idealerweise direkt per Notizwerkzeug des DAM-Systems in der zu prüfenden Datei hinterlassen. Gerade in der Werbemittelproduktion erhöht dies die Transparenz und Effizienz enorm. Manche DAM-Lösungen unterstützen sogar hochkomplexe Workflows – bis hin zum automatisierten Rendern und Ausspielen von Videos für die Schaltung bei verschiedensten TV-Sendern mit unterschiedlichsten technischen Vorgaben.

Nervfaktor 5:  Daten-Unsicherheit

Die Kollaboration mit externen Beteiligten führt leicht dazu, dass der Überblick darüber verloren geht, welches Asset jetzt bitte zu welchem Auftrag oder Projekt gehören – und wer überhaupt was sehen darf. Erst ein DAM-System sorgt dafür, dass Betriebsgeheimnisse auch Geheimnisse bleiben. Die besseren DAM-Systeme erlauben ein sehr differenziertes Rechtemanagement. Lieferanten stellen dann beispielsweise Bilder ihrer neuen Produkte direkt in das DAM-System des Handelsunternehmens ein – zu allen anderen Bereichen oder Funktionen haben sie keinen Zugang. Genauso kann eine Agentur mit eigenem DAM-System dafür sorgen, dass der Zugang ihrer Kunden strikt auf genau die Bereiche und Medien-Assets beschränkt bleibt, die relevant sind – die Frühjahrskollektion des Konkurrenten bleibt unsichtbar.
Last but not least: Auch neuen, strengeren Datenschutzregeln lässt sich durch das Rechtemanagement eines guten DAM-Systems entsprechen. Und wer will, kann die Datensicherheit auch noch dadurch erhöhen, dass er sein DAM-System nicht irgendwo auf der Welt in der Cloud betreibt, sondern selbst. Auf eigenen Servern oder in einem datenschutzrechtlich unbedenklichen, weil deutschen Rechenzentrum. [5235]

Hintergrundwissen: Was bedeutet eigentlich Digital Asset Management?? 

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