Die fünf größten “Bremsen” für die Workflow-Automatisierung

Vollautomatisierte Produktionsprozesse und ein hochgradig standardisiertes Auftragsmanagement bilden heute die Basis für Erfolg im Druckgeschäft, speziell wenn man im E-Business Print unterwegs ist. Doch auch Betriebe, die dies längst begriffen haben, tun sich mit der Automatisierung immer noch schwer. Warum eigentlich?

Zusammen mit der Impressed GmbH hat Deutscher Drucker die fünf entscheidenden „Bremsen“ in der Workflow-Automatisierung herausgearbeitet – und gibt Anregungen, wie man Probleme an manchen Stellen lösen könnte.

1. Inkompatibilitäten

• Nicht vorhandene oder exotische Im- und Exportformate von MIS/ERP-Sytemen oder selbstentwickelten Auftragsverwaltungs-Lösungen. Bislang mussten hierfür meist teure Im- oder Exportfilter entwickelt werden. Heutige moderne, auf Metadaten-Verarbeitung ausgerichtete Workflow-Systeme treten hier als Vermittler zwischen ansonsten inkompatiblen Systemen auf.
• Webshop-XMLs, die nicht maschinell auswertbar sind (alle auftragsrelevanten Parameter stehen als Prosa in einem XML-Knoten).
• JDF ist nicht gleich JDF! Um gar nicht erst in diese Problematik zu laufen, empfiehlt sich bei neuen Projekten die Verwendung schlanker, generischer XML-Strukturen, die für den jeweiligen Verwendungszweck maßgeschneidert sind.
• Fehlende Ansteuerung von Programmen/Technologien durch CLI-, REST- oder SOAP-Schnittstellen. Da diese Möglichkeit einer bestehenden Lösung meist nicht nachträglich hinzugefügt werden kann (höchstens als Kompromiss), führt hier häufig kaum ein Weg an einem Wechsel auf moderne und in Hinblick auf die Schnittstellen offene Lösungen vorbei. Heute ist die Schnittstellen-Frage ein wichtiges Entscheidungskriterium, wenn neue Workflow-Komponenten angeschafft werden.
• Software- (CLI, JMF) und Hardware-Schnittstellen.

2. Fehlende Standardisierung

• Individuelle Produkte sind der Tod der Automatisierung. Shop-Systeme sind das ideale Mittel zur Standardisierung der Aufträge. Eine genormte Auftragsstruktur und die neben den Produk-tionsdaten somit immer vorhandenen Metadaten (im XML-Format) sind die Voraussetzung für eine funktionierende, intelligente Automatisierung.
• Jeder unnötige, manuelle Arbeitsschritt birgt die Gefahr der ungewollten „Individualisierung“ in sich. Der Einsatz von Automatisierung im Bereich der Datenprüfung und -aufbereitung standardisiert die Qualität der Produktionsdaten. Der Einsatz von modernen Farbservern, Devicelink-Technologie und Farb-Preflights normiert die Produktionsdaten in farblicher Hinsicht, erleichtert den Druckprozess und hilft Druckkosten sparen.

3. Angst vor hohen Investitionskosten

• In den meisten Fällen ist diese Angst unbegründet, da die Amortisationszeiträume sehr kurz sind.
• Leasing- und Mietmodelle sind verfügbar.
• Software as a Service (SaaS): Man zahlt nur das, was man auch nutzt.

4. Gefangen in alten Strukturen

• Es ist verständlicherweise schwer, jahrelang eingesetzte Produktionsweisen zu überdenken und gegebenenfalls über Bord zu werfen, um so Freiräume für neue Ideen zu schaffen.
• Es geht bei der Einführung von Automatisierungs-Workflows nicht nur um das Anschaffen von ein paar neuen Software-Produkten. Vielmehr erfordert es ein komplettes Umdenken von Management und Angestellten in allen Abteilungen. Verantwortlichkeiten und Betätigungsfelder ändern sich unter Umständen dramatisch. Diese Ängste müssen überwunden beziehungsweise aus der Welt geschafft werden.
• In vielen Fällen verzögern sich Automatisierungprojekte, weil die Entscheider nach dem passenden Management-Informationssystem (MIS) suchen.

5. Mangelndes Wissen um die heutigen Möglichkeiten

• Viele Entscheider (er)kennen weder das Potential noch die Möglichkeiten des Einsatzes von Automatisierungslösungen im eigenen Produktionskontext.
• Viele Entscheider haben Angst vor geschlossenen Systemen aus einer Hand. Dies schafft Abhängigkeiten. Diese Systeme funktionieren zwar (meist) innerhalb ihres mehr oder weniger eng ge-steckten Funktionsumfangs, zwängen die Anwender aber nicht selten in ein zu enges Korsett und lassen die nötige Flexibilität missen, um auf die individuellen Anforderungen eingehen zu können.
• Offene Systeme bieten sich als Lösung an, denn hier kann der Workflow individuell geplant und implementiert werden. Das können die „namhaften“ Anbieter jedoch meist nicht selbst leisten. Die Workflowanpassung übernehmen daher in der Regel Unternehmen, die mit einem Netzwerk aus Consultants und Integratoren und Softwareherstellern zusammenarbeiten. So ist gewährleistet, dass alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden, den Workflow sinnvoll zu automatisieren.