Inline-Druck- und Kuvertiersystem Print&Mail 4350 im Einsatz bei CommuniGate (Passau)

Rund 500 Mitarbeiter, zwei Standorte in Passau und Frankfurt/Oder, 11,5 Millionen betreute Kreditkarten, 2,9 Millionen In- und Outbond-Telefonate im Jahr und 1,7 Millionen schriftliche Vorgänge pro Jahr – Kennzahlen eines seit 1998 sehr erfolgreich agierenden Dienstleistungsunternehmens, das nicht jedermann kennt. Dabei haben viele von uns mit den Services der mittelständischen CommuniGate GmbH immer wieder zu tun.

Full-Service – made in Passau

Seit mehr als 20 Jahren erbringt CommuniGate Kommunikationsdienstleistungen auf höchstem Niveau. Als Full-Service-Anbieter steht das bayerische Unternehmen für telefonische und schriftliche Dienstleistungen (E-Mail, Fax, Brief, Online-Chat), die einen reibungslosen Kundendialog garantieren sollen.

CommuniGate agiert als Bindeglied zwischen Auftraggebern und deren Kunden. Dabei sorgt das Unternehmen für die Beantwortung individueller Kundenanfragen (teilweise mit millionenschweren Aussendungen pro Jahr), kümmert sich um Stammdatenänderungen, Unterlagenversand, Kündigungen, Auftragsbearbeitung, das Beschwerdemanagement und vieles andere mehr, was im Alltag zu erfassen und zu kommunizieren ist.

Tätig sind die Passauer für renommierte Unternehmen aus den Bereichen Finanzdienstleistung und Energieversorgung sowie kleine und mittlere Betriebe. Ein wesentliches Tätigkeitsfeld ist die Betreuung von Kreditkarten. Ein sehr sensibler Geschäftsbereich, der Professionalität, Servicequalität und Zuverlässigkeit verlangt.

CommuniGate vertraut auf Hefter Systemform

Dass der schriftliche Service wie geschmiert laufen muss, versteht sich von selbst. Gerade im Kreditkartenbereich wäre es äußerst unprofessionell, wenn den Kunden falsche oder verspätete Informationen erreichen. So ist es wenig verwunderlich, dass man in diesem sensiblen Bereich auf die kompetente Unterstützung von Hefter Systemform, Spezialist für Postbearbeitung aus Prien am Chiemsee, zurückgreift.

Wie das Inline-Druck- und Kuvertiersystem Print & Mail 4350 den Kundendialog optimal gestaltet und welche Vorteile die Zusammenarbeit mit Hefter Systemform bringt, berichtet Christian Holzinger, Prokurist bei CommuniGate, im Gespräch mit der Grafischen Palette.

Grafische Palette: Unsere erste Frage haben Sie bestimmt schon 1.000 Mal beantworten müssen: Wie kann man sich Ihre Dienstleistung konkret vorstellen?

Christian Holzinger: Eigentlich ganz simpel: Immer wenn der Kunde mit einem unserer Partner in Verbindung treten will – egal ob per Mail, Fax oder Brief –sind wir dazwischen geschaltet. Somit sind wir die erste Anlaufstelle für den Kunden.

Grafische Palette: Und dafür haben Sie eine On-Demand-Lösung benötigt?

Christian Holzinger: Früher hatten wir unzählige Drucker – in Spitzenzeiten bis zu 150 Stück! Dieser Riesenfuhrpark, die Verbrauchsmaterialien, Wartung und alles was sonst noch dazu gehört: Das war einfach zu zeit- und kostenintensiv.

Grafische Palette: In welcher Hinsicht zeitintensiv?

Christian Holzinger: Ich habe dafür einmal den Begriff des „Druckertourismus“ geprägt. Ein Mitarbeiter druckt etwas aus, läuft zum Drucker, trifft zufällig auf einen Kollegen und wird ggf. abgelenkt, vergisst etwas oder hat nicht alle Ausdrucke gestartet. Also geht es zurück an den Arbeitsplatz, auf ein Neues. Da kommt dann schon einiges an suboptimalem Zeitmanagement zusammen. Mal ganz abgesehen von den zahlreichen möglichen Fehlerquellen. Doch gerade im Umgang mit derart sensiblen Daten ist so etwas einfach ein „No-Go“.

Grafische Palette: Welche Möglichkeiten der Optimierung haben Sie für sich erkannt?

Christian Holzinger: Zuerst dachten wir an einen renommierten Druckerhersteller. Aber dann hätten wir eine Riesenmaschine gehabt. Die druckt zwar 300.000 Seiten in der Stunde, aber eben nur von einem einzigen Dokumenten-Typ. Die Herausforde-rung für uns war: Wir haben viele verschiedene Dokumententypen und Papiersorten, allerdings in geringen Stückzahlen – das ist nicht verhältnismäßig zur Leistungsfähigkeit einer Druckstraße. Mit gewissen Abstrichen wäre solch eine 12 Meter lange Maschine trotzdem in Frage gekommen, auch wenn sie natürlich eine enorme Lautstärke entwickelt. Doch uns war schnell klar: Wir können nicht die gesamte Poststelle umbauen, um so ein „Ungetüm“ hinzustellen.

Grafische Palette: War Service für Sie auch ein Aspekt, den es zu berücksichtigen galt?

Christian Holzinger: Ja klar, die Abhängigkeit wäre einfach zu groß gewesen. Zum Beispiel wenn die Maschine still steht und der Service womöglich stundenlang auf sich warten lässt. Wir versenden vieles tagesaktuell, das muss einfach laufen.

Grafische Palette: Was hat Sie dann zu Hefter Systemform gebracht?

Christian Holzinger: Die Herausforderung war, dass wir vor dem Druck eine Drucksteuerung benötigen, weil wir ja nicht wissen, wer wann was ausdruckt. Und es sollte nicht jeder kunterbunt durcheinander drucken. Derzeit haben wir acht bis zehn verschiedene Papiersorten für unsere Mandanten. Beispiel Lufthansa: Da muss die Kommunikation natürlich auf Lufthansa-Papier gedruckt werden und in Lufthansa-Kuverts landen. Schaut nicht gut aus, wenn beim Kunden ein Lufthansa-Anschreiben auf Sparkassen-Papier im Mercedes-Kuvert ankommt. Deshalb haben wir beschlossen, uns selbst eine Drucksteuerung zu bauen. Hefter Systemform hat dafür die Hardware geliefert und nach Absprache auch noch zusätzliche Sensoren eingebaut und per SPS zur Verfügung gestellt. Das Zusammenspiel hat insgesamt sehr gut funktioniert! Der Mitarbeiter druckt im Prinzip nur auf einem virtuellen PDF-Drucker – und jedem dieser Drucker ist ein Output-Verzeichnis zugewiesen, wo das PDF abgelegt wurde. Der weitere Workflow ist dann ganz einfach: Die Poststelle erledigt den Job, wenn es zeitlich passt, und druckt dann entsprechend sortenrein (Verzeichnis für Verzeichnis) für den jeweiligen Kunden aus.

Grafische Palette: Was sind Ihre Vorteile bei der Arbeit mit der Print & Mail 4350?

Christian Holzinger: Dass alles zentral über die Print & Mail läuft und wir jede Menge Zeit und Kosten sparen. In Zahlen heißt das konkret, dass wir 68% unserer Drucker eingespart haben – natürlich inklusive der diversen Folgekosten. Da kommt schon etwas zusammen. Vor allem auch Stromkosten, wenn 150 Drucker laufen. Und jetzt in Home-Office-Zeiten sowieso. Dezentral steuern die Mitarbeiter die Print & Mail an. Unterm Strich sind wir genauso schnell wie vorher, aber mit deutlich weniger Aufwand (Manpower und Hardware) bei gleichzeitig gestiegener Sicherheit.

Grafische Palette: Und wie lief das früher bei Ihnen mit dem Kuvertieren ab?

Christian Holzinger: Im Prinzip hat jeder Mitarbeiter seine Ausdrucke geholt und selbst eingetütet. Die Kuverts kamen in die klassischen gelben Postkisten und die Mitarbeiter der Poststelle haben diese drei Mal am Tag abgeholt. Dann gingen sie durch die Frankiermaschine und wurden verschickt. Diese ganzen Zwischenschritte haben wir jetzt eliminiert. Genauso wie unsere Fehlerquote, die jetzt praktisch bei null ist. Seit August 2020 hatten wir nur einen einzigen Fehler – und der lag nicht an der Print & Mail, sondern war ein Bedienfehler.

Das Wichtigste auf einen Blick

Das Inline-Druck- und Kuvertiersystem Print & Mail 4350 von Hefter Systemform ist eine kompakte Druck-Kuvertier-Lösung speziell für Lieferscheine und Rechnungen. Die Ausdrucke werden on Demand gedruckt, direkt an die Kuvertiermaschine übergeben und einkuvertiert. Die Print & Mail 4350 vereinigt alle Prozessschritte in einem Arbeitsgang, spart Zeit und minimiert Handlingsfehler, die bei der isolierten Bearbeitung jedes einzelnen Arbeitsschrittes leicht entstehen können.

Die Rechnung geht auf:

Drucken mit einem Standard-Laserdrucker, der auf der Rückseite ausgeben kann
+ Dokumentenübergabe auf die Transport- und Sammelstation
+ Sammeln der Dokumente zu einer Gruppe (1 bis max. 5 Blatt)
+ optionale Zuführung von Beilagen
+ Falzen und kuvertieren mit der Hefter-Kuvertiermaschine SI 4350
= ein Arbeitsgang

Kontakt:

Hefter Systemform
www.hefter-systemform.com