Was bedeutet eigentlich »Digital Asset Management«?
von Redaktion print.de,
In der Druck- und Medienindustrie werden komplette digitale Arbeitsprozesse (und deren Vorteile) gerne auf englischsprachige Begriffe reduziert. print.de erklärt, was dahintersteckt. (Bild: Pixabay)
Die clevere Organisation und Verwaltung wichtiger Mediendateien ist die absolute Grundlage für ein modernes Omnichannel Publishing. Ist kein Digital-Asset-Management-System (DAM) vorhanden, droht dem Unternehmen die »Daten-Anarchie« – mit Dubletten-, Versions- und Abstimmungs-Chaos. Doch was ist DAM genau und welche konkreten Vorteile kann ein Druckmedien-Unternehmen daraus generieren?
Anzeige
Die Verwaltung & Archivierung digitaler Dateien
Um sich darüber klar zu werden, was »Digital Asset Management« eigentlich bedeutet, sollte man zuerst einmal wissen, was »digitale Assets« überhaupt sind. Letztlich handelt es sich dabei um digitale Dateien, die sich im Besitz einer Person oder eines Unternehmens befinden und digital gespeichert werden, damit sie zunächst einmal zentral archiviert sind und zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet werden können. Als »Assets« werden diese digitalen Dateien bezeichnet, weil sie einen »höheren Wert« besitzen als eine »normale« digitale Datei. Deshalb auch der englische Begriff »Asset«, der in der deutschen Übersetzung eigentlich ja einen Vermögenswert beschreibt! Zu den »Digital Assets« können unter anderem Bilder aus Stock Libraries, Fotos, Designdateien, Markenlogos, Powerpoint- und Keynote-Präsentationen, Excel-Charts, digitale Notizen, Dokumente und vieles andere mehr zählen.
Was ist »Digital Asset Management«?
Der Begriff »Digital Asset Management« bezeichnet letztendlich nichts anderes als den »Akt der Verwaltung« digitaler Assets. Dazu gehört die Organisation der Assets in Ordnersysteme, die Vergabe der richtigen Dateinamen – unter Umständen nach Namenskonventionen und auch auf der Metaebene (auch gerne als »Verwaltung von Metadaten für digitale Assets« bezeichnet), die Sicherstellung, dass digitale Zugriffsrechte zur Anwendung kommen, die Verteilung der digitalen Assets an die richtigen Personen und die sichere Speicherung der Assets – um nur einige zu nennen.
Vorteile von »Digital Asset Management«
Es gibt zahlreiche Vorteile, die man durch den Einsatz von Digital-Asset-Management-Lösungen erzielen kann. Diese reichen von der Zeitersparnis bei der Bildersuche über die Zentralisierung aller Bilder und Dateien in nur einer einzigen Asset-Bibliothek bis hin zur Verbesserung der Gesamtrendite durch eine solche Investition. Doch je nachdem, für welche Art von DAM-Lösung man sich entscheidet (On-Premise, Private Cloud, Cloud), unterscheiden sich auch die Vorteile. Grundsätzlich kann man aber sagen, dass ein DAM folgende Vorzüge hat:
Speichern von digitalen Assets: Unternehmen müssen sich (nie wieder) Sorgen darum machen, dass ihre Dateien an verschiedenen Orten abgelegt und gespeichert werden oder dafür nicht genug Speicherplatz zur Verfügung steht! Eine DAM-Lösung bietet ein »zentrales Zuhause« für alle digitalen Assets und sollte es auch jederzeit ermöglichen, riesige Mengen an Daten zu speichern.
Erstellen von digitalen Assets aus der Digital Asset Library: Die Möglichkeiten der kreativen Zusammenarbeit unterscheiden sich von DAM zu DAM. Eine gute Digital-Asset-Management-Lösung sollte es Anwendern aber in jedem Fall ermöglichen, ihre Arbeit bei laufender Produktion zu teilen und dabei Kommentare und Bewertungen zu erhalten. Sie sollte auch mit anderen Programmen interagieren können, damit die Benutzer stets das Beste aus jedem Projekt herausholen können – beispielweise durch Integration mit Adobe Creative Cloud Solutions wie Photoshop oder Indesign. Darüber hinaus sollte eine gute DAM-Lösung über APIs für kundenspezifische Integrationsmöglichkeiten verfügen.
Einfache Verwaltung digitaler Assets: Standard-DAM-Lösungen verfügen über Metadaten- und Tagging-Funktionen, die dabei helfen sollen, digitale Assets effektiver zu verwalten. Fortschrittlichere Anwendungen lassen sich sogar in KI-Lösungen (Künstliche Intelligenz) integrieren, um die Arbeit der Digital-Asset-Management-»Bibliothekare« noch reibungsloser und kostengünstiger zu gestalten. Dies und die Suchfunktionalitäten einer DAM-Lösung zählen in der Regel zu den »Hauptantriebskräften« zur Steigerung des Return on Invest (ROI). In den meisten Fällen verfügen DAM-Lösungen auch über ein exakt abgestimmtes Rechte-Management, damit Anwendern, die auf bestimmte digitale Dateien zugreifen müssen, stets (und ausschließlich) jene Zugriffsrechte gewährt werden, die sie auch benötigen – egal, ob es sich dabei um interne oder externe Teams, Freelancer oder einfach nur projektbasiert eingesetzte Mitarbeiter handelt.
Publishing von digitalen Assets: Weil Digital-Asset-Management-Systeme konkret darauf abzielen, den Umgang mit allen Arten von digitalen Dateien so einfach und reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten sie zusätzlich auch Publishing-Funktionalität im Zusammenspiel mit Content-Management-Systemen (CMS), Master Data Management/Stammdatenmanagement- (MDM) und Produktinformationsmanagement-Lösungen (PIM) sowie E-Commerce-Webseiten ermöglichen – um nur einige Anwendungen zu nennen. Bei gleichzeitiger Wahrung der Markenkonsistenz (die Lösung sollte dabei helfen zu tracken/zu verfolgen, wie die Markenidentität in der Zusammenarbeit genutzt wird) ist auch das Publishing deutlich schneller – wobei hier die Integration in eine Multichannel-Content-Lösung Grundvoraussetzung wäre.
Sicheres Speichern digitaler Assets: DAM-Systeme berücksichtigen stets, wie wichtig digitale Dateien und Assets für ihre Benutzer sind. Abgesehen davon, dass alle Assets an einem zentralen Ort untergebracht sind, wird auch für ihre Sicherheit gesorgt – durch Hochsicherheits-Software, die quasi unmöglich zu hacken ist, mit Wasserzeichenfunktionalität auf den Bilddaten und in manchen Fällen sogar mit Single-Sign-On-Authentifizierung (falls die DAM-Lösung über REST-APIs und Webhook-Integrationen verfügt).
Voll integriert in eine Multichannel-Content-Lösung macht ein DAM-System auch das Publishing deutlich schneller. (Bild: Woodwing Software)
Wie wählt man die richtige Lösung aus?
Aufgrund seiner zunehmenden Beliebtheit erhält Digital-Asset-Management-Software immer mehr Aufmerksamkeit und ist inzwischen in Unternehmen auf der ganzen Welt sehr gefragt. Doch während einige Betriebe schon seit Jahren DAM-Lösungen einsetzen, entdecken andere erst jetzt die Vorzüge, ihre Daten auf diese Weise zu organisieren. So oder so – wer an eine Investition oder Reinvestition in DAM-Software denkt, sollte vor allem drei Dinge beachten:
Geschäftsanforderungen bestimmen:
Wenn man sich für eine DAM-Lösung entscheidet, ist es wichtig, die Geschäftsanforderungen im Voraus festzulegen. Dies engt nicht nur die Auswahlkriterien für ein geeignetes DAM ein, sondern ist auch das beste Argument, um die wichtigsten Entscheidungsträger im Hause zu motivieren. Selbstredend werden Digital-Asset-Management-Lösungen in der Praxis hauptsächlich von Menschen angewendet, bei denen der Umgang mit digitalen Assets zur täglichen Arbeitsroutine zählt. Ein Gespräch mit Mitarbeitern aus den Bereichen Marketing, Design, Fotografie, Vertrieb, Kundenservice sowie Vertriebspartnern, Freelancern und Kommunikationsspezialisten sollte also ein guter Ausgangspunkt zur Bestimmung der Geschäftsanforderungen sein. Man sollte diese danach befragen, was (ihrer Meinung nach) ihre Arbeit mit den digitalen Assets erleichtern würde. Zudem sollten auch Mitarbeiter aus den jeweiligen Technik- oder IT-Teams nach ihrer Meinung zu den verschiedenen Nutzungsmodellen von DAM-Lösungen (On-Premise, Private Cloud, Cloud) befragt werden, da diese dabei helfen können, festzustellen, welche Art von DAM-Lösung für die aktuellen technischen Systeme des jeweiligen Unternehmens am besten geeignet ist.
Den Geschäftsanforderungen gerecht werden:
Schon bei der Sichtung verschiedener DAM-Lösungen sollte darauf geachtet werden, welches System bereits alle notwendigen individuellen Funktionsanforderungen, die im Unternehmen benötigt werden, mit sich bringt. Der Ansatz »Problem —> Lösung —> Motivation« hilft ggf. dabei herauszufinden, wie der hauseigene Anforderungskatalog angegangen werden muss. Zuerst sollte also das Problem bestimmt werden. Auf der Grundlage der Rückmeldung, die aus den Mitarbeiter-Teams kommt, kann eine Lösung gefunden werden. Berichtet zum Beispiel ein Mediengestalter, dass ständig Dateien verloren gehen, während der Finanzcontroller vorgibt, dass die Ausgaben für Bilder aus Stock Libraries unbedingt gesenkt werden müssen, könnte die Lösung ein DAM-System sein, das über weitreichende Such-, Metadata- und Tagging-Funktionen verfügt. Die Motivation, in ein solches System zu investieren, wäre dann klar: Es reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Assets, gleichzeitig werden Kosten für ständig neue Assets eingespart, weil diese nicht mehr verloren gehen, wenn sie korrekt gekennzeichnet sind.
Ist es die Investition wirklich wert?
Wirft man einen Blick auf die unmittelbaren Investitionskosten und das langfristige Einsparpotential von Digital Asset Management, stellt sich diese Frage eigentlich überhaupt nicht mehr. Erst recht nicht, wenn man die große Anzahl eigener Assets berücksichtigt und wieviel Zeit und Nerven es immer wieder kostet, bestimmte digitale Dateien zu finden und herunterzuladen. Mal ganz abgesehen von der großen Anzahl an Anwendern, die auf diese Daten zugreifen – und deren Lohnkosten pro Stunde …
Dieser Grundlagen-Artikel ist die Zweitveröffentlichung eines Eintrags von Madré Roothman auf dem englischsprachigen Woodwing-Blog. Die Publikation erfolgt mit freundlicher Genehmigung der niederländischen Softwareschmiede.
»Wie man durch ein Digital-Asset-Management-System Geld spart« zeigt die Firma Woodwing Software in einem kostenlosen (englischsprachigen) Whitepaper exemplarisch an der hauseigenen Lösung Elvis DAM auf.
Über den DAM-Anbieter Cloudinary kann man auf die aktuelle Vendor Selection Matrix Digital Asset Management – Germany zugreifen. Hier wird die DAM-Anbieterlandschaft objektiv bewertet. Eine aktualisierte Matrix liegt derzeit noch nicht vor.
