Die E-Rechnungspflicht naht! Druckunternehmer sollten prüfen, ob ihr Management-Informationssystem auf die neuen gesetzlichen Vorgaben vorbereitet ist. (Bild: freepik.com)
Nach dem kürzlich verabschiedeten Wachstumschancengesetz der Bundesregierung sind Unternehmen im inländischen B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen im ZUGFeRD- und im X-Format verarbeiten zu können. Um Probleme zu vermeiden, sollten Druckereien bereits jetzt prüfen, ob ihre MIS-Programme auf die neuen Vorgaben der E-Rechnungspflicht vorbereitet sind. Denn oftmals ist dies nicht der Fall, wie die PaginaNet GmbH betont.
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E-Rechnungspflicht: böse Überraschungen möglich
Auch das Erstellen von Rechnungen könnte für viele Unternehmen bereits ab 2025 ein Thema werden, da PDF-Rechnungen nur noch mit Einwilligung des Empfängers zulässig sind. Eine Ablehnung ist grundsätzlich möglich. Ab 2027 können nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro und mit Einwilligung des Empfängers PDF-Dateien als Rechnung versenden. Papierrechnungen sind in den Jahren 2025, 2026 und für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro auch noch im Jahr 2027 zulässig. Ab dem Jahr 2028 werden Papierrechnungen und PDF-Dateien als Rechnungen grundsätzlich nicht mehr möglich sein. Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen (§33 UStDV), Fahrausweise (§34 UStDV) und für nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze.
Beim ZUGFeRD-Rechnungsformat – die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland – handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das sowohl ein für Menschen lesbares PDF- sowie ein für Maschinen lesbares XML-Format enthält. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download genutzt werden.
Im Unterschied zum ZUGFeRD-Rechnungsformat hat das X-Rechnungsformat keinen für den Menschen lesbaren Teil. Grund dafür ist, dass es nur für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder Bundesbehörden) gedacht ist. Nach vorheriger Registrierung durch den Nutzer wird die Rechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereicht und automatisch auf Fehler geprüft. Im Bedarfsfall erhält das einreichende Unternehmen eine entsprechende Rückmeldung.
Wie man bei PaginaNet in Dortmund betont, sind nicht alle am Markt genutzten MIS-Programme auf die neuen Rechnungsformate ausgerichtet. Besonders ältere Systeme täten sich schwer und könnten die Verantwortlichen vor echte Probleme stellen. Das hauseigene Programm pagina|net verfügt bereits ab Version V27 über zwei separate Module, die es ermöglichen, Rechnungen wahlweise im standardisierten Format „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“ auszugeben. Die Erzeugung des Datensatzes erfolgt beim Buchen einer Rechnung in pagina|text und könne direkt im Anschluss versendet werden. Bereits 2022, als die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten des Bundes und der Bundesländer Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg und Saarland verpflichtend wurde, waren diese Module verfügbar.
KOSTENLOSES WEBINAR
Die E-Rechnungspflicht ist bereits in Kraft getreten und betrifft inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Konkret bedeutet dies, dass betroffene Unternehmen jetzt handeln müssen, denn spätestens zum 1. Januar 2025 ist der Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtend. Je früher Unternehmen damit beginnen, desto schneller profitieren sie von den Vorteilen elektronischer Rechnungsprozesse.
Ein Webinar der auf Enterprise Content Management spezialisierten SER Group informiert Interessierte konkret über die E-Rechnungspflicht sowie die grundsätzlichen Vorteile der E-Rechnung und gibt Tipps, wer jetzt handeln sollte und was konkret zu tun ist. Das Webinar findet am 20. Juni 2024 zwischen 12.00 und 12.30 Uhr statt.
